Das oberste Prinzip lautet: Sobald eine Rechnung erstellt wurde, sollte sie unveränderbar sein. Das heißt, es sollte nicht möglich sein, das Dokument zu ändern.
Um dies sicherzustellen und weitere Funktionen einzuführen, ändern sich die Abläufe innerhalb von Zimmerrechnung.
Was sind die Vorteile dieser Änderungen?
Wichtige Vorteile
Höhere Gästezufriedenheit: Gäste erhalten klare, korrekte Rechnungen, was Streitigkeiten reduziert und das Vertrauen stärkt. Verbesserte Flexibilität bei der Rechnungsadresse beim Check-out.
Compliance & Transparenz: Unterstützt die Steuerabwicklung und sorgt für eine klare Dokumentation aller Rechnungsänderungen. Vollständige Unveränderlichkeit der Rechnungen und verbesserte Compliance.
Genaue Abrechnung nach dem Aufenthalt: Sie können Rechnungen nach dem Check-out aktualisieren oder ändern, um sicherzustellen, dass die Gebühren stets den tatsächlichen Aufenthalt des Gastes widerspiegeln – ohne den Check-out rückgängig zu machen.
Vollständiger Prüfpfad: Verfolgt jede Rechnungsaktualisierung zur Nachvollziehbarkeit und für spätere Referenzzwecke. Verhindert übersprungene Rechnungsnummern oder doppelte Transaktionen.
Zusätzliche Funktionen: Ermöglicht die Aktivierung zusätzlicher GuestStay-Funktionen, die bei der Automatisierung von Check-in- und Check-out-Abläufen helfen.
Was ändert sich?
Nach der Aktivierung treten folgende Änderungen in Kraft...
Zimmerrechnung – Die Zimmeransicht wird entfernt und die Einzelansicht wird zur einzigen Option. Dies vereinfacht die Benutzeroberfläche und beseitigt unnötige Komplexität.
Drucken – Beim Drucken eines Rechnungssplits wird zunächst ein „Vorschau“-Dokument gedruckt.
Finalisieren – Benutzer müssen einen Rechnungssplit „Finalisieren“, bevor sie eine Rechnung drucken können. Der „Finalisieren“-Button ist der Vorgang, der eine Rechnung generiert.
Reaktivieren – In der Zimmerrechnung wird bei einer abgeschlossenen Rechnung die Option „Rechnung Reaktivieren“ angezeigt. Dadurch wird eine Gutschrift für die ursprüngliche Rechnung sowie ein neuer Rechnungssplit mit allen Transaktionen erstellt. Korrekturen und Ergänzungen können vor dem erneuten Abschluss vorgenommen werden.
Check Out – Jeder Rechnungssplit muss einen Saldo von Null aufweisen, bevor eine Buchung ausgecheckt werden kann. Wenn ein Rechnungssplit einen Saldo von Null hat, aber nicht abgeschlossen ist, werden die Rechnungssplits durch das Auschecken abgeschlossen.
Rechnungsadresse – In der Zimmerrechnung wurde eine neue Funktion für Adressen hinzugefügt. Damit können Benutzer leicht erkennen, welche Adresse verwendet wird, und sie können die Adresse bearbeiten, eine andere auswählen oder eine neue erstellen.
Debitoren-Rechnungen wiederherstellen – Wenn diese Funktion aktiviert ist, können Benutzer eine Debitor-Rechnung wiederherstellen. Durch die Auswahl von „Rechnung Reaktivieren“ wird automatisch eine Gutschrift generiert, die Rezlynx der wiederhergestellten Rechnung zuordnet. Weitere Informationen zu Rechnungen mit Gutschriften oder Zahlungen finden Sie in unserem Support-Artikel.
Rechnungsverwaltung – Wiederherstellen, um eine Gutschrift und einen neuen Satz von Buchungen zu generieren, die auch nach dem Check-out geändert und angepasst werden können.
Wie aktiviere ich die Rechnungsverbesserungen?
Die Aktivierung erfolgt sofort – mit einem einzigen Klick wird die Funktion für Ihr Hotel aktiviert.
⚠️Wichtig:
Nur Admin-Benutzer können diese Funktion aktivieren.
Die Aktivierung dieser Funktion gilt für alle Benutzer für das Hotel. Bitte stellen Sie sicher, dass das Hotelpersonal über die Änderungen informiert ist, bevor Sie die Funktion aktivieren, um betriebliche Probleme zu vermeiden.
Um die Rechnungserweiterungen zu aktivieren, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Navigieren Sie zu „Zimmerrechnung“, um das Banner zu dieser Funktion anzuzeigen.
Lesen Sie die Informationen auf dem Bildschirm und klicken Sie auf „Mehr anzeigen“, wie unten gezeigt, um weitere Informationen zu erhalten, da es wichtig ist, dass Sie diese Funktion vor der Aktivierung verstehen. Teilen Sie diese Informationen mit Ihren Kollegen, da dies alle Benutzer in Ihrem Haus betrifft.
Wenn Sie fortfahren möchten, klicken Sie auf Jetzt aktivieren, wie unten gezeigt:
Das System wird diese Anfrage dann bearbeiten. Ein Banner zeigt an, ob die Aktion erfolgreich war, wie unten dargestellt:
📌Hinweis: Sollte dies nicht der Fall sein, wenden Sie sich bitte an unser Support-Team, um die Ursache des Fehlers zu überprüfen.
Informieren Sie Ihr Team unbedingt darüber, dass diese Funktion nun für Ihre Website aktiviert wurde, da dies alle Benutzer betrifft.
Gibt es etwas, das wir beachten sollten?
Sobald diese Änderung aktiviert wurde, kann sie nicht mehr rückgängig gemacht oder rückabgewickelt werden.
Nach der Änderung ist es nicht mehr möglich, die Rechnungsadresse zu ändern, sobald eine Rechnung erstellt wurde. Bisher konnten Benutzer die Kartei ändern und dann die Rechnung neu erstellen, um die Adresse zu aktualisieren. Derzeit ist die Option zur Ausgabe von Dokumenten im RTF-Format nicht mehr verfügbar.