Alle Anlässe müssen eingecheckt sein, damit die Leistungen für sie erhoben werden können. Wenn ein Anlass nicht eingecheckt wurde, können die Leistungen noch nach dem Veranstaltungsdatum korrigiert werden. Sobald der Anlass innerhalb der Veranstaltung abgeschlossen ist, sollte die Veranstaltung ausgecheckt werden. Eine Veranstaltung kann nur ausgecheckt werden, wenn alle Anlässe einen Nullsaldo aufweisen oder auf ein Debitorenkonto gehen.
⚠️Wichtig: Sie können eine Veranstaltung erst auschecken, wenn alle Veranstaltungsrechnungen einen Saldo von 0,00 aufweisen oder alle Gebühren einem Debitorenkonto zugewiesen wurden. Sobald Sie eine Veranstaltung ausgecheckt haben, kann dies nicht mehr rückgängig gemacht werden.
Gehen Sie wie folgt vor, um ein Veranstaltung auszuchecken:
Navigieren Sie zu Rezlynx PMS, Gastreise, Front Office und Check Out.
Vergewissern Sie sich, dass der Anzeigefilter auf Abreisen eingestellt ist, um Check-Outs zu sehen, und suchen Sie Ihre Veranstaltungsbuchung.
🤓Tipp: Der Check Out Bildschirm ist standardmäßig auf “nach Nachname sortieren” eingestellt, dies kann jedoch über das Dropdown-Menü Anordnung geändert werden, und wählen Sie Aktualisieren. Die Buchungsreferenz bezieht sich auf die Anlassbuchungsreferenz.
Neben der Zimmernummer wird eine Drucktaste angezeigt und eine der folgenden Tasten:
Check Out - diese Schaltfläche wird angezeigt, wenn die Rechnung einen Nullsaldo aufweist oder auf das Debitorenkonto geht.
Um den Anlass auszuchecken, klicken Sie auf Check Out, geben Sie dann die gewünschten Notizen ein und bestätigen Sie die Auswahl.
⚠️Wichtig: Check Outs können nicht rückgängig gemacht werden.
VA-Rechnung - diese Schaltfläche wird angezeigt, wenn die Rechnung nicht auf Null steht und eine Zahlung erforderlich ist.
Um den Anlass auszuchecken, wählen Sie VA-Rechnung. Verwenden Sie das Pluszeichen + links neben jedem Rechnungssplit, um die Anlass Abrechnung zu erweitern. Sie können Artikel auswählen und in andere Rechnungssplits innerhalb der Veranstaltungsabrechnung übertragen, Leistungen einem Debitorenkonto zuweisen oder eine Zahlung hinzufügen. Sobald jeder Anlass einen Nullsaldo aufweist, wählen Sie Check Out unten rechts auf dem Bildschirm, geben Sie die erforderlichen Notizen ein und bestätigen Sie die Auswahl.
⚠️Wichtig: Check Outs können nicht rückgängig gemacht werden.
Troubleshooting
Warum ist das Auschecken von Veranstaltungen so wichtig? Das Auschecken von Veranstaltungen ist wichtig, weil es den Abrechnungsprozess abschließt und sicherstellt, dass alle Leistungen korrekt erfasst und abgerechnet werden. Dieser Schritt trägt dazu bei, genaue Finanzunterlagen zu führen und Unstimmigkeiten bei der Umsatzmeldung zu vermeiden. Außerdem wird durch das Auschecken von Veranstaltungen das System so aktualisiert, dass es den Abschluss der Veranstaltung anzeigt, was für eine genaue Berichterstattung entscheidend ist. Außerdem werden dadurch Ressourcen und Räume für künftige Buchungen frei, was eine effiziente Verwaltung der Verfügbarkeit gewährleistet.
Auf der Check Out Seite werden Anlässe angezeigt, welche heute nicht ausgecheckt werden sollen: Bitte vergewissern Sie sich, dass die Anzeige auf „Abreisen“ und nicht auf „In-Haus Gäste“ eingestellt ist.
Die Veranstaltung kann nicht ausgecheckt werden: Navigieren Sie zu der Veranstaltung und vergewissern Sie sich, dass der Status „Bleibe“ angezeigt wird. Wenn er „Bestätigt“ anzeigt, kann die Ursache darin liegen, dass die Veranstaltung noch nicht eingecheckt wurde und erst eingecheckt werden muss, bevor sie ausgecheckt werden kann. Wenn der Status der Veranstaltung „Bleibe“ lautet, wählen Sie die Registerkarte „Rechnung“ und „Folio anzeigen“ am oberen Rand des Bildschirms. Stellen Sie sicher, dass alle Anlässe auf 0,00 gesetzt oder einem Debitorenkonto zugewiesen sind. Sobald alle Rechnungen auf 0,00 stehen, wählen Sie Check Out.
Einen Check Out rückgängig machen: Dies ist leider nicht möglich. Wenn Sie Rechnungskorrekturen vornehmen müssen, müssen Sie ein NRA (Non Resident Account) einrichten, um die Korrekturen durchzuführen.
Eine Veranstaltungsrechnung finden: Unabhängig davon, wann die Veranstaltung ausgecheckt wurde, können Sie mit Rechnungsnachdruck jederzeit eine Veranstaltungsrechnung finden.