Veranstaltungen können erstellt werden über:
VA-Buch
Veranstaltung suchen/erstellen
Wenn eine Veranstaltung erstellt wird, wird eine eindeutige Referenznummer generiert. Individuelle Attribute können hinzugefügt werden, um zusätzliche Informationen bereitzustellen. Veranstaltungen können nach Bedarf storniert und wiederhergestellt werden.
Sobald eine Veranstaltung erstellt wurde, können Sie die Veranstaltung weiter anpassen oder es in ein Ticket- oder Teilnehmer-Event umwandeln.
Eine Veranstaltung erstellen
Um eine Veranstaltung über das VA-Buch zu erstellen, folgen Sie den folgenden Schritten:
Wählen Sie in Rezlynx die Option Advanced C&B und dann im Menü Veranstaltungen das VA-Buch.
Wählen Sie im Va-Buch die Zelle für den gewünschten Raum und das gewünschte Datum der Anfrage aus und klicken Sie auf Veranstaltung erstellen.
Um eine Veranstaltung über „Veranstaltung suchen/erstellen“ zu erstellen, folgen Sie diesen Schritten:
Wählen Sie in Rezlynx die Option Advanced C&B und dann im Menü Veranstaltung “Veranstaltung suchen/erstellen”.
Klicken Sie auf Veranstaltung erstellen.
Fahren Sie dann mit den folgenden Schritten fort:
Geben Sie Kontaktinformationen ein und verknüpfen Sie diese.
Geben Sie die Veranstaltungsinformationen ein, einschließlich:
VA-Name, der im VA-Buch und auf den Berichten sichtbar ist.
Koordinator zuweisen.
VA-Art auswählen.
Marktsegment und Quelle auswählen.
Veranstaltungs-Status auswählen.
Start- und Enddatum des Events eingeben.
Anzahl der Teilnehmer eingeben.
Vorlage verwenden aktivieren (wenn Funktionsvorlagen in Adv. C&B erstellt wurden).
Klicken Sie auf Weiter.
Neue Anlass hinzufügen. Geben Sie die Informationen für den neuen Anlass ein, einschließlich:
Anlassart
Anlassname
Status
Start- und Enddatum sowie Uhrzeit - Verwenden Sie 23:55 für Mitternacht (00:00 würde das Event auf den folgenden Tag ausdehnen).
Teilnehmer
Geben Sie die Rauminformationen des Anlasses ein, einschließlich:
VA-Raum
Layouts
Auf- und Abbauzeiten
Rate/Preisplan
Interface-Modus
Menüs zuweisen
Sonstige Ressourcen zuweisen
Fügen Sie Anlassspezifische Notizen hinzu.
Zuteilung des Raumes
Klicken Sie auf Speichern. Wählen Sie Neu hinzufügen, um weitere Anlässe hinzuzufügen, falls erforderlich.
📌Hinweis: Bei Veranstaltungen über mehrere Tage muss pro Tag ein individueller Anlass hinzugefügt werden, um Preispläne, Preise, Menüs und sonstige Ressourcen zuzuweisen.
Klicken Sie auf Beenden & Bearbeiten, wenn Sie bereit sind.
Eine Veranstaltung anpassen
Innerhalb der Veranstaltung können Sie die Tabs oben verwenden, um folgende Informationen einzugeben:
Veranstaltung: Zusammenfassung der Veranstaltung mit allen Anlässen. Die Wertebox zeigt die kombinierten Einnahmen aus Preisen, Preisplan, diversen Ressourcen, F&B-Produkten und Zimmern (falls enthalten).
Notizen: In Abschnitte unterteilt, um spezifische Veranstaltungs-Notizen und eine Ausschilderung hinzuzufügen.
Garantie:
Die Gesamtkosten kann hier eingesehen und nach Anlassaufgeschlüsselt werden.
Fällige Anzahlungen können automatisch durch eine Veranstaltungs-Konfiguration hinzugefügt oder manuell eingetragen werden.
Zusätzliche Notizen für Abrechnungsinformationen können hinzugefügt werden und lassen sich ggf. zu Verträgen oder Anlass Sheets hinzufügen.
Payment-Gateway: Ermöglicht das Hinzufügen einer Kontoüberprüfung/Anzahlung.
Debitorenkonto zuweisen und ggf. ein Hauptkonto erstellen.
Weitere Tabs und Funktionen
Dokumente: Dokumente wie unterschriebene Verträge können hochgeladen werden.
Teilnehmer: Dieser Tab ist nur für Ticket-Events. Um Teilnehmer hinzuzufügen und ein Ticket-Event zu erstellen, befolgen Sie die spezifischen Anweisungen.
Ressourcen: Zeigt die Ressourcen in der Veranstaltung an, die in den Anlässen hinzugefügt werden sollten.
Zimmer: Ermöglicht das Verknüpfen einer bestehenden Gruppen-/Multizimmerbuchung oder das Erstellen einer neuen Buchung.
To-Do’s: Erinnerungen für Benutzer oder Benutzergruppen hinzufügen.
Aufgaben: Ermöglicht das Überprüfen festgelegter Aufgaben.
Verwenden der Schaltflächen am unteren Bildschirmrand
Kopieren: Erlaubt das Kopieren der Veranstaltung und die Auswahl des Kopierdatums.
Checkliste: Jedes Event hat eine eigene Checkliste mit Aufgaben.
Preisplan Breakdown: Ermöglicht das Aktualisieren von Kosten und Analysecodes, falls erforderlich.
Drucken: Erlaubt das E-Mailen oder Drucken von Anlasssheets, Pro-Formas oder Veranstaltungsunterlagen
Häufige Fehler
Vorlage anwenden: Wenn eine Anlassvorlage verwendet wird, werden alle Anlässe mit Notizen, Menüs, Ressourcen, Räumen und Layouts hinzugefügt. Unnötige Anlässe können gelöscht und weitere Anlässe bei Bedarf hinzugefügt werden.
Interface Modus: „Alle erlaubt“ ermöglicht Buchungen über EPoS-Systeme oder andere Schnittstellen.
Inkl. Zimmer: Wenn diese Option aktiviert ist, werden alle Zimmer in der Multizimmer- oder Gruppenbuchung übernommen, aber spezifische Zimmeranzahlen können nicht ausgewählt werden.
Veranstaltungszeiten: Verwenden Sie 23:55 für Mitternacht.
Veranstaltungen über mehrere Tage: Wenn die Veranstaltung mehrere Tage dauert, muss pro Tag eine individueller Anlass hinzugefügt werden, um Preispläne, Menüs und Ressourcen zuzuweisen.