In wenigen einfachen Schritten können Sie festlegen, dass PMS-Berichte automatisch an einen oder mehrere E-Mail-Empfänger versendet werden.
Die überarbeitete PMS-Berichterstellung umfasst ein neues Design auf Basis des Evo-Designsystems sowie die Möglichkeit, Berichte für den automatischen Versand zu planen. So können Sie wichtige betriebliche und finanzielle Informationen weitergeben, ohne Berichte täglich manuell exportieren zu müssen.
⚠️Wichtig: Derzeit werden nur tägliche Zeitpläne unterstützt. Wochen- oder Monatsberichte können derzeit nicht geplant werden.
Unterstützte Berichte
Die geplante Berichterstellung ist derzeit für folgende Bereiche verfügbar:
Gästeliste.
Zimmersalden.
Deposite einbehalten.
Hausstatus.
No Shows.
Neuer Aktuell & Forecast.
Key Performance.
BuchungsChannel.
📌 Hinweis: Die Berichte wurden im Evo-Design überarbeitet. Alle aktualisierten Berichte enthalten die Option „Zur klassischen Ansicht wechseln“. Diese Option ist vorübergehend verfügbar, damit Sie bei Bedarf zur alten Ansicht zurückkehren können.
Einen Bericht planen
Derzeit werden nur tägliche Zeitpläne unterstützt. Wochen- oder Monatsberichte können derzeit nicht geplant werden. Jeder Zeitplan kann einmal pro Tag einen Bericht versenden. Wenn Sie denselben Bericht zu unterschiedlichen Zeiten versenden möchten, erstellen Sie zusätzliche Zeitpläne mit unterschiedlichen Namen.
Um einen Bericht zu planen, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Öffnen Sie einen der oben aufgeführten unterstützten Berichte.
Konfigurieren Sie die gewünschten Berichtsfilter mithilfe der Berichtseinstellungen und des Dropdown-Menüs. Vergewissern Sie sich, dass die Berichtsergebnisse die Informationen enthalten, die Sie versenden möchten.
📌Tipp: Verwenden Sie das Lesezeichen-Symbol oben rechts, um Ihre zuvor gespeicherten Filter anzuzeigen und zu laden.
Klicken Sie auf „Anzeigen/Exportieren“ und anschließend auf:
Jetzt per E-Mail senden: Um eine ausgehende E-Mail mit Betreff hinzuzufügen und diese sofort als einmalige E-Mail zu versenden.
E-Mail planen: Das Seitenfenster für die Planung wird geöffnet, wie in der Abbildung gezeigt:
Klicken Sie auf „+ Neuer Zeitplan“. Die aktuellen Berichtsfilter werden automatisch in den Zeitplan übernommen.
Geben Sie die Details zum Zeitplan wie unten beschrieben ein:
Name des Zeitplans: Verwenden Sie einen aussagekräftigen Namen, der den Bericht eindeutig identifiziert. Geben Sie gegebenenfalls Details wie den Berichtstyp, die Eigenschaft oder die Filtereinstellungen an.
Zeitplan: Derzeit ist „Täglich“ die einzige verfügbare Zeitplanoption.
Empfänger: Die Anzahl der E-Mail-Adressen, die Sie hinzufügen können, ist unbegrenzt. Die Empfänger müssen keine registrierten Guestline-Nutzer sein. Sie können Berichte an externe Interessengruppen wie Manager, Finanzteams, Führungskräfte oder Eigentümer senden.
Klicken Sie auf „Zeitplan erstellen“, um die Zeitplaneinstellungen zu speichern.
📌Tipp: Klicken Sie auf den Pfeil zum Erweitern neben einem Zeitplan, um die in diesem Bericht enthaltenen Filter anzuzeigen.
Einen geplanten Bericht erhalten
E-Mails werden von Guestline Reporting <[email protected]> versendet.
Hier ist ein Beispiel für eine E-Mail:
Berichte werden als PDF-Anhang gesendet.
📌 Hinweis: Der geplante Zeitpunkt ist der Zeitpunkt, zu dem der Bericht in die E-Mail-Warteschlange aufgenommen wird. Die Zustellung kann einige Minuten nach dem ausgewählten Zeitpunkt erfolgen.
Einen geplanten Bericht bearbeiten
Wenn Sie die Filter, Empfänger oder den Versandzeitpunkt eines geplanten Berichts aktualisieren müssen, können Sie den bestehenden Zeitplan in wenigen einfachen Schritten bearbeiten.
Öffnen Sie den Bericht, der mit dem Zeitplan verknüpft ist, den Sie aktualisieren möchten.
Klicken Sie Ansicht / Export.
Klicken Sie auf „E-Mail planen“.
Klicken Sie auf den Pfeil zum Erweitern neben dem Zeitplan, den Sie bearbeiten möchten.
Aktualisieren Sie die erforderlichen Angaben:
Name des geplanten Vorganges.
Berichtsfilter.
Sendezeit.
Empfänger.
Klicke „Speichern“ um die Änderungen zu sichern.
📌 Hinweis: Alle Änderungen, die Sie vornehmen, gelten nur für diesen bestimmten Zeitplan. Wenn Sie mehrere Zeitpläne für denselben Bericht eingerichtet haben, müssen Sie jeden Zeitplan einzeln aktualisieren.
Einen geplanten Bericht löschen
Um den Bericht zu löschen, bewegen Sie den Mauszeiger über den geplanten Bericht und wählen Sie das Papierkorbsymbol neben dem Bericht aus, wie unten dargestellt:
Bestätigen Sie anschließend Ihre Auswahl, um den Termin zu löschen.