Die neue E-Mail-Bestätigungsfunktion vereinfacht die Erstellung und den Versand von E-Mails, unterstützt mehrere Sprachen und integriert fortschrittliche Funktionen wie Stornierungsrichtlinien, Zahlungslinks und Links zu Restaurantbuchungen, wobei das Branding des Hotels gewahrt bleibt.
Aktivieren oder Deaktivieren von Bestätigungs-E-Mails
Ab dem 27. Januar 2025 wird diese Funktion für alle neuen Buchungen über die Schaltfläche „Bestätigung senden“ verfügbar sein.
Um diese Funktion zu aktivieren oder zu deaktivieren, gehen Sie wie folgt vor:
Navigieren Sie zu System, System, Ini-Einstellungen und Reservierungen.
Im Feld „Aktivierte Funktionen“ können Sie „Neue Bestätigungs-E-Mails“ aktivieren oder deaktivieren
Erstellen Sie eine Vorlage für eine Bestätigungs-E-Mail
Um eine neue E-Mail-Vorlage hinzuzufügen, gehen Sie wie folgt vor:
Navigieren Sie zu System, System und wählen Sie E-Mail-Vorlagen.
Klicken Sie auf Neue Vorlage Erstellen +.
Vorlagenname hinzufügen.
Klicken Sie auf Erstellen.
Eine neue Vorlage wird auf dem Bildschirm geöffnet, mit einer Schaltfläche, über die der Benutzer seine Buchung über das Gästeportal verwalten kann.
📌 Hinweis: Wenn ResDiary konfiguriert und aktiviert ist, wird ein direkter Link angezeigt, um eine Buchung vorzunehmen.
Geben Sie den benutzerdefinierten Text in die Freitextfelder oben und unten in der E-Mail-Vorlage ein. Sie können den Text innerhalb der Felder formatieren sowie Überschriften und Hyperlinks hinzufügen.
Auf der linken Seite des Bildschirms können Sie in den Feldern für die Reservierungsnotizen die Option „Notizen einschließen“ auswählen. Wenn eine Buchung keine Notiz enthält, wird der Abschnitt „Notizen“ in der E-Mail nicht angezeigt.
Wählen Sie, ob Sie PayLinks einbeziehen möchten. Wenn Paylink ausgewählt ist, wird der Vorlage eine neue Schaltfläche „Hier klicken, um zu bezahlen“ hinzugefügt, damit die Gäste die Zahlung abschließen können.
Oben rechts auf dem Bildschirm können Sie Übersetzungen Ihres individuellen Textes hinzufügen, indem Sie die gewünschte Sprache auswählen.
Klicken Sie oben rechts auf dem Bildschirm auf Test-E-Mail senden und fügen Sie Ihre E-Mail-Adresse hinzu.
Klicken Sie unten rechts auf dem Bildschirm auf Speichern, um diese Vorlage zu speichern.
E-Mail-Vorlage zur Bestätigung senden
Führen Sie die folgenden Schritte aus, um die Vorlage für die Bestätigungs-E-Mail zu versenden:
Klicken Sie in der Reservierung auf Bestätigung senden am unteren Rand des Bildschirms.
📌 Hinweis: Diese Schaltfläche ist nur für Reservierungen sichtbar, die nach Aktivierung dieser Funktion erstellt oder geändert wurden.
Füllen Sie die folgenden Felder für die Bestätigungs-E-Mail für diese Reservierung aus:
Vorlage, die gesendet werden soll, oder klicken Sie auf , um Ihre eigene Vorlage zu erstellen.
Sprache, in der Sie die E-Mail senden möchten.
Adresse des Absenders
Betreff
Senden an
Kreuzen Sie das Kästchen an, um Anhänge beizufügen, falls dies für diese spezielle Reservierungsbestätigungs-E-Mail erforderlich ist.
Klicken Sie auf E-Mail senden.
Die folgenden Bilder zeigen, wie die Textfelder in die endgültige Vorlage integriert werden:
Fehlerbehebung
Schaltfläche „Bestätigung senden“ nicht sichtbar: Diese Schaltfläche ist nur für Reservierungen verfügbar, die erstellt oder geändert wurden, nachdem die Funktion für das Hotel aktiviert wurde. Sie können etwas an der Reservierung ändern und auf Speichern klicken, dann wird die Schaltfläche angezeigt.
Voreingestellter Text beginnend mit „Danke, dass Sie.... gewählt haben“: Dieser Text ist für alle Betriebe voreingestellt und kann nicht geändert werden.
Infants: Infants on the reservation are not currently shown in this email confirmation.
Stornierungsbedingungen: Die Stornierungsregel werden aus den Stornierungsbedingungen im Preisplan übernommen. Wenn die korrekte Richtlinie nicht in der Vorschau angezeigt wird, überprüfen Sie bitte die Stornierungsrichtlinien des Preisplans unter: System, Raten und Preispläne.
Adresse/Telefonnummer/Website ist nicht korrekt: Diese Informationen werden aus den Ini-Einstellungen übernommen. Um sie zu bearbeiten, gehen Sie in zu System, Ini Einstellungen, Hotel Information.
Auf der Reservierung wird kein Paylink generiert, aber die Paylink-Schaltfläche befindet sich in der Vorlage: Das System ist in der Lage zu erkennen, ob ein manueller Paylink erstellt wurde oder nicht. Wenn kein manueller Paylink erstellt wurde, führt die Schaltfläche den Gast zu einem dynamischen Paylink, um die Zahlung vorzunehmen.
Logo und Farbpalette: Das Logo und die Farben für die E-Mail sind interne Einstellungen, die nur von Guestline geändert werden können.
Vorlagen-Editor: Die neue E-Mail-Bestätigungsfunktion deaktiviert nicht den Vorlageneditor - beide können gleichzeitig verwendet werden.