Datev Cloud Export ist eine neue Funktion, die eine LANSync-Installation für Hotels in Deutschland ersetzt. Zu den Vorteilen des Cloud Exports gehören die sofortige Verfügbarkeit der exportierten Dateien direkt aus dem Guestline PMS, eine verbesserte Stabilität, ein vereinfachter Prozess mit direktem Download-Zugang, keine erforderliche Installation vom LANSync-Modul und eine verbesserte Benutzerkontrolle mit rollenbasierten Berechtigungen.
End-of-Life für die LANSync Applikation: 26. Mai 2025
Aktivierung des Datev Cloud Exports
Um den Datev Cloud Export einzurichten, führen Sie die nachfolgenden Schritte aus:
Schritt 1 - Benutzerzugang
Der Zugriff auf den Datev Cloud Export kann nur von Admin-Benutzern gewährt werden, die standardmäßig Zugriff haben. Das Hinzufügen von Benutzerrechten als ersten Schritt stellt sicher, dass Benutzer Zugriff haben, um einen Export zu generieren und/oder das Mapping zu kontrollieren und die Aktivierung abzuschließen.
Gehen Sie wie folgt vor, um einem Benutzer Zugang zu gewähren:
⚠️Wichtig: Nur Admin-Benutzer können diesen Vorgang abschließen. Wenn Sie keine entsprechenden Rechte haben, wenden Sie sich bitte an Ihren Administrator Ihres Hotels, um Hilfe zu erhalten.
Navigieren Sie zum Guestline PMS, System, System, und wählen Sie Benutzer Konfig aus.
Wählen Sie im linken Menü die Benutzergruppe aus, die Zugang benötigt.
Klicken Sie auf den Reiter Zugriff, und auf den Pfeil, um den Abschnitt System Hilfsmittel zu erweitern.
Wählen Sie den gewünschten Zugang aus den folgenden Optionen aus:
Finanzbericht Export - Dieses Recht muss ausgewählt sein, damit generell Zugriff auf den Menüpunkt besteht.
Datev Export - Gewährt ausschließlich Zugang zu den Exporten.
Datev Mapping - Gewährt Zugang zum Export und zum Mapping, wenn der Benutzer berechtigt ist dieses auf Anfrage anzupassen.
Wenn der Zugriff wie gewünscht gewährt wurde, klicken Sie auf Änderungen speichern.
⚠️Wichtig: Es liegt in der Verantwortung des Administrators, dafür zu sorgen, dass der Zugang für die Benutzer auf dem neuesten Stand sind.
Schritt 2 - Aktivierung
Für neue Kunden:
Der Datev Cloud Export ist standardmäßig für alle neuen Kunden aktiviert, sodass sofort das Mapping eingefügt werden kann.
Für Bestandskunden:
Sie haben die Möglichkeit, eigenständig auf den Cloud-Export zu migrieren. Wir empfehlen, dies rechtzeitig zu tun, da LANSync mit einem angekündigten End-of-Support-und End-of-Iife-Datum auslaufen wird.
Für die eigenständige Migration führen Sie bitte die folgenden Schritte aus:
⚠️Wichtig: Sobald Sie diesen Vorgang abgeschlossen haben, kann er nicht mehr rückgängig gemacht werden. Es werden anschließend keine Daten mehr an die LANSync-Applikation gesendet.
Starten Sie die alte Applikation und schließen Sie diese wieder.
Navigieren Sie nach wenigen Minuten zum Guestline PMS, System, Hilfsmittel und wählen Sie Finanzbericht Export aus.
Wählen Sie den Reiter DATEV Mapping aus.
Prüfen Sie das Firmenkonten Mapping. Wenn es nicht vorhanden ist, melden Sie sich bitte im Kundensupport.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Konfiguration prüfen, um zu prüfen, ob das aktuelle Mapping vollständig ist. Das Mapping für Zahlungsarten, Analysecodes und Deposit, kann vor und nach der Aktivierung angepasst werden. Korrekturen von Firmenkonten kann nach der Migration durchgeführt werden. Achten Sie bitte auf die Vollständigkeit vor der Migration, da fehlende Konten manuell nachgetragen werden müssen, kann dies nur vor der Migration vorgenommen werden.
⚠️Wichtig: Gruppen, die sich eine Datenbank teilen, können das Firmenkonten Mapping nur einheitlich abspeichern. Bitte stellen Sie sicher, dass alle Hotels die gleichen Einstellungen haben und prüfen Sie stichprobenartig das Mapping. Weiter wird der Export, sobald eine Betrieb migriert ist, für alle weiteren in Gruppe automatisch aktiviert. Bei Unstimmigkeiten kontaktieren Sie bitte unseren Kundensupport bevor Sie den Cloud-Export aktivieren.
Sobald alles geprüft ist und Sie mit der Aktivierung fortfahren möchten, klicken Sie unten rechts im Bildschirm auf Datev Cloud Export aktivieren und wählen Sie Bestätigen aus.
Stellen Sie nach der Aktivierung die Generierung der Kontonummern für Firmenkarteien ein. Klicken Sie dafür im linken Menü auf Firmenkonten Mapping.
Klicken Sie rechts auf Einstellung Kontenzuordnung.
Wählen Sie aus der Dropdown-Liste eine Zuordnungsmethode aus:
Manuell: um die Kontonummern fortan manuell einzugeben.
Automatisch: verwendet die nächste verfügbare Kontonummer.
Firmenreferenz benutzen: verwendet die Firmenreferenz als Kontonummer.
Klicken Sie zum Bestätigen auf Speichern.
Schritt 3 - Mapping und Konfiguration
Die Konfiguration und das Mapping können Sie einstellen, indem Sie im Guestline PMS zu System, Hilfsmittel, Finanzbericht Export navigieren und den Reiter Datev-Mapping auswählen. Innerhalb dieses Reiters gibt es mehrere Unterpunkte, die Sie auswählen können, um das Mapping zu vervollständigen, darunter folgende Abschnitte:
Generell - hier wird die Grundkonfiguration für den Finanzexport festgelegt, einschließlich des Startmonats, der Umkehrung von Soll- und Haben, Export mit Nettowerten und exkludieren von der Debitorkredite. Vervollständigen und speichern Sie die Grundkonfiguration, um die nachfolgenden Reiter anzeigen zulassen:
Zahlungsart Mapping – Zahlungsarten, die im Guestline PMS über System, Codes & Richtlinien, Zahlungsarten erstellt wurden, werden automatisch in diesem Abschnitt angezeigt. Klicken Sie auf hervorgehobene Zellen und geben Sie die fehlenden Informationen ein, um das Mapping zu vervollständigen.
Analysecode Mapping – Analysecodes, die in Guestline PMS über System, Codes & Richtlinien, Analysecodes erstellt wurden, werden automatisch in diesem Abschnitt angezeigt. Klicken Sie auf hervorgehobene Zellen und geben Sie die fehlenden Informationen ein, um das Mapping zu vervollständigen. Weiter können nach Bedarf auch die Felder Kost, Kost2 und BU-Schlüssel gemappt werden. Gelöschte Analysecodes werden ebenfalls angezeigt - sie können nicht entfernt werden.
Deposit Mapping – Steuerregeln, die im Guestline PMS, System, Codes & Richtlinien, Steuerregeln erstellt wurden, werden automatisch in diesem Abschnitt angezeigt. Klicken Sie auf hervorgehobene Zellen und geben Sie die Daten ein, um das Mapping zu vervollständigen.
Firmenkonten Mapping – zeigt die mit jedem Firmenprofil verknüpfte Kontonummer an, die von “manuell” auf „automatisch“ oder „Firmenreferenz benutzen“ geändert werden kann.
Mit Hilfe weiterer Artikel können Sie mehr über unseren Datev Cloud Export erfahren:
Datev Cloud Export - Export generieren
Datev Cloud Export - Benutzerzugang
Fehlerbehebung
Unterschiedliches Firmenmapping für Gruppen: Bitte wenden Sie sich an unseren Kundensupport.
Aktiviert, aber es wird kein Mapping angezeigt: Wenn Sie die lokale Applikation benutzen und trotzdem kein Mapping angezeigt wird, kontaktieren Sie bitte unseren Kundensupport.
Datev Mapping zeigt gelöschte Analysecodes an: Gelöschte Analysecodes werden im Mapping angezeigt und können nicht unterdrückt werden. Dies hat keinen Einfluss auf den Finanzexport.
Benutzer hat kein Zugriff: Wenn Sie keinen Zugriff auf das Mapping oder den Export haben, wenden Sie sich bitte an Ihren Administrator, damit dieser die Benutzerrechte prüft und ggf. freigibt.
Feedback: Über das Feedback-Symbol können Sie unserem Team direkt Feedback geben. Navigieren Sie dazu zum Guestline PMS, System, Hilfsmittel, Finanzbericht Export und wählen Sie die Option Feedback unten links in dem Bildschirm aus.