Der Pickup- und Freigabe Bericht gibt Ihnen einen Überblick darüber, wie Ihre Gruppen und Zimmerblöcke – im Nachfolgenden zusammenfassend als Kontingente bezeichnet – über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg performen. Sie können sehen, wie viele Zimmer aus den Kontingenten abgerufen wurden, wie viele wieder freigegeben wurden und wie viele noch verfügbar sind – zusammen mit den Umsatzauswirkungen dieser Aktivitäten.
⚠️Wichtig:
Sie können auf diesen Report nur zugreifen, wenn Sie in der Benutzerverwaltung innerhalb des Guestline PMS die entsprechende Berechtigung zum Ausführen des Pickup- und Freigabe Bericht haben. Falls Sie keinen Zugriff haben, wenden Sie sich an Ihren Administrator.
Der Report wird nicht in Echtzeit, sondern über Nacht aktualisiert. Der Zeitpunkt der letzten Datenaktualisierung wird oben rechts im Bericht angezeigt. Es kann beim erstmaligen Öffnen pro Tag zu einer kurzen Verzögerung durch das Laden der Daten kommen. Nach dem ersten Laden werden nachfolgende Aufrufe des Berichts am selben Tag in der Regel schneller geladen.
Gruppen und Zimmerblöcke, die vor dem 15. Januar 2025 erstellt wurden, sind in diesem Report nicht enthalten.
Wenn Ihr Haus Teil einer Gruppe ist, können Sie mithilfe der Tabellenspalte „Firmenreferenzen" alle Objekte der Gruppe gezielt anzeigen und filtern.
Ausführen des Berichts
Klicken Sie im Guestline PMS im Menü auf die Berichte.
Klicken Sie in der Spalte Reservierungen auf Pickup- und Freigabe Bericht.
Wählen Sie den Bereich des Berichts aus, den Sie sich anschauen möchten.
Wählen Sie die benötigten Filter aus. Die Daten werden automatisch aktualisiert, wie hier dargestellt:
Berichtsinhalt
Kontingente
Die Tabelle listet alle Kontingente mit Erstellungsdatum, Aufenthaltszeitraum und Beschreibung auf. Standardmäßig werden Kategorien mit einem zukünftigen Aufenthaltszeitraum angezeigt, stornierte Kontingente werden exkludiert, nach diesen kann jedoch gefiltert werden. Fahren Sie mit der Maus über ein Kontingent, um, wie unten dargestellt, weitere Optionen anzuzeigen:
Wählen Sie ein Kontingent aus, zeigt die Zusammenfassung folgendes:
Eine Aufschlüsselung der gebuchten, freigegebenen und verbleibenden Zimmer.
Ein Kreisdiagramm zur Darstellung der Kontingentverteilung.
Einen Zeitstrahl der Aktivitäten, einschließlich:
Hinzugefügte Zimmer.
Freigegebene Zimmer.
Gebuchte Zimmer.
Der Zeitstrahl kann ausgeblendet werden oder wahlweise als Beschreibung oder Diagramm angezeigt werden.
Der mit dem Kontingent verbundene Umsatz.
Vollständige Abruf- und Masteraufstellungen mit Verlinkungen zu den tatsächlichen Reservierungen.
Alle Transfers oder Kategoriewechsel, die innerhalb des Kontingents stattgefunden haben.
Beispiel des Bericht Inhalts:
Diese Ansicht kann genutzt werden für:
Verfolgung des detaillierten Verlaufs eines Kontingents in seiner Gesamtheit.
Analyse des Verlauf einzelner Blöcke oder Gruppen von Blöcken im Detail.
Freigaben
Eine Freigabe erfolgt, wenn Zimmer aus einer Gruppe oder einem Block wieder der allgemeinen Verfügbarkeit zugeführt werden – entweder durch:
Manuelles Entfernen von Zimmern aus dem Block.
Automatische Freigabe durch eine Freigaberegel.
Sobald Zimmer freigegeben wurden, werden sie nicht mehr dem Kontingent zugerechnet.
Die Freigabeliste zeigt standardmäßig alle Freigaben an, wobei jedes Freigabeereignis in einer eigenen Zeile dargestellt wird. Verwenden Sie Filter, um Ergebnisse zu gruppieren und zu verfeinern. Sie können beispielsweise nach Freigabedatum gruppieren, um Änderungen beim prognostizierten Umsatz besser nachzuvollziehen zu können.
Beispiel des Bericht Inhalts:
Diese Ansicht kann genutzt werden für:
Vollziehen Sie nach, wann Zimmer eines Kontingents freigegeben wurden.
Verfolgung von Mustern in der Freigabeaktivität.
Untersuchung von Rückgängen im prognostizierten Umsatz.
Analyse von Aktivitäten durch das Gruppieren von Datensätzen, z. B. nach Freigabedatum.
Buchungen
Die Tabelle listet alle Buchungsereignisse über alle Kontingente hinweg auf. Abrufe werden pro Room-night angezeigt. Eine Reservierung von 3 Nächten wird daher als 3 Abrufe dargestellt. Standardmäßig zeigt dieser Report einen Abruf pro Zeile für alle Aufenthalte in der Zukunft an.
Beispiel des Bericht Inhalts:
Diese Ansicht kann genutzt werden für:
Verfolgung von Abrufaktivitäten (PickUps).
Prüfung verknüpfter Reservierungen.
Analyse von Abruftrends über alle Kontingente hinweg.
Firmenrefeerenzen, Segemente und Preisplan
Diese Abschnitte ermöglichen es Ihnen, die zugehörigen Firmenrefeerenzen, Segemente oder Preisplan Ihrer Kontingente detailliert zu analysieren. Jeder Abschnitt unterstützt die gleichzeitige Filterung nach mehreren Auswahlen. Folgendes wird angezeigt:
Alle vergangenen und zukünftigen Kontingente, die mit dem jeweiligen Firmenrefeerenzen / Segemente / Preisplan verknüpft sind.
Der historische Freigabeanteil in Prozent.
Beispiel des Bericht Inhaltes:
Diese Ansicht kann genutzt werden für:
Verfolgung von Umsatzströmen.
Risiko Einschätzung, bevor einer Überbuchung des Blocks eines Firmenreferenzen zugestimmt wird.
Überprüfung von Einnahmen, bevor neuen Verträgen oder Sonderpreisen zugestimmt wird.
Wechseln Sie zwischen „Gesamt" und „Pro Kontingent", um entweder die summierten Gesamtkennzahlen oder die Summe der Durchschnittswerte je Kontingent anzuzeigen. Die Ansicht „Pro Kontingent" reduziert den Einfluss der Kontingentgröße und ist daher besonders nützlich beim Vergleich von Kontingenten mit deutlich unterschiedlichen Größen.
Berichtsterminologie
Kontingent: Kollektiver Name für Gruppen und Blöcke.
Hinzufügen: Wenn Zimmer einem Kontingent im Block hinzugefügt werden.
Freigabe: Eine Freigabe umfasst alle Zimmer, die aus einer Gruppe oder einem Block freigegeben werden – entweder manuell oder automatisch über eine Freigaberegel. Einmal freigegeben, werden diese Kontingente nicht mehr dem Kontingent zugerechnet. Der Report unterscheidet nicht zwischen einer durch eine Freigaberegel ausgelösten und einer manuell vorgenommenen Freigabe.
Nettofreigabe/-hinzufügen: Freigaben und Hinzufügungen werden gegeneinander aufgerechnet.
Abrufen (Pickup): Ein Abruf wird grundsätzlich pro Room-night gezählt. Eine Reservierung mit Anreise am Montag und Abreise am Mittwoch entspricht daher 2 Abrufen (einem für Montag und einem für Dienstag).
Transfer: Ein Transfer erfolgt, wenn eine Buchung von einem Block in einen anderen verschoben wird. Wird beispielsweise eine Buchung aus dem Block [DBL, 1 Erwachsener, 0 Kinder, 0 Kleinkinder, 01.01.2026] in den Block [DBL, 2 Erwachsene, 0 Kinder, 0 Kleinkinder, 01.01.2026] verschoben, spricht man von einem Transfer.
Stornierung: Eine Stornierung erfolgt, wenn eine Reservierung verkürzt wird. Eine ursprünglich zweinächtige Reservierung umfasst zunächst zwei Abrufe. Wird die Reservierung nachträglich auf eine Nacht verkürzt, gilt eine dieser Abruf als storniert.
Häufig gestellte Fragen (FAQs)
Kann ich in diesem Report mehrere Häuser (Multi Property oder CRS) gleichzeitig anzeigen?
Ja. Der Report funktioniert auf Gruppenebene und ermöglicht es Benutzern:
Mehrere Objekte in einem einzigen Report anzuzeigen.
Über alle Häuser der Gruppe hinweg zu filtern.
Daten zu analysieren, ohne zwischen einzelnen Häusern wechseln zu müssen.
Kann ich Daten aus diesem Report exportieren?
Derzeit nicht. Eine Exportfunktion ist aber für zukünftige Updates geplant.
Werden ältere Gruppen und Zimmerkontingente im Report angezeigt?
Es werden nur Kontingente berücksichtigt, die am oder nach dem 15. Januar 2025 erstellt wurden. Kontingente, die vor diesem Datum erstellt wurden, werden nicht angezeigt, da für diesen Zeitraum keine historischen Daten verfügbar sind - auch wenn ihre Aufenthaltsdaten in der Zukunft liegen.
Warum können einige Umsatzzahlen ungenau erscheinen?
Der Report wird nicht in Echtzeit aktualisiert, die Daten werden über Nacht aktualisiert. Der Zeitpunkt der letzten Datenaktualisierung wird oben rechts im Report angezeigt. Wenn Sie seit der letzten Datenaktualisierung Änderungen an einer Gruppe vorgenommen haben, werden diese erst bei der nächsten nächtlichen Aktualisierung im Report berücksichtigt.
Umsatzzahlen können gelegentlich leicht ungenau sein, wenn ein Kontingent wesentliche Änderungen erfahren hat, wie z. B.:
Hinzufügen von Zimmerkombinationen.
Stornierung von Zimmerkombinationen.
Erneutes Hinzufügen zuvor stornierter Kombinationen.
Verkürzung von Aufenthaltsdaten.
Neuzuweisung von Abrufen auf andere Zimmer.
Wenn diese Änderungen die Zuverlässigkeit des Zeitstrahls oder der Umsatzberechnungen beeinträchtigen, wird im Report eine Warnmeldung angezeigt.
Wie kann ich Feedback geben?
Sie können Feedback direkt an das Produktentwicklungsteam senden, indem Sie auf die Schaltfläche „Feedback" in der unteren rechten Ecke des Bildschirms klicken.