Beschreibung:
Nach der E-Rechnungsverordnung (ERechV) stellt eine elektronische Rechnung den Rechnungsinhalt - statt auf Papier oder in einer Bilddatei wie PDF - in einem strukturierten, maschinenlesbaren Datensatz dar. Damit ist sichergestellt, dass Rechnungen:
elektronisch übermittelt werden
elektronisch empfangen werden
medienbruchfrei und automatisch weiterverarbeitet und zur Zahlung freigegeben werden.
Eine eingescannte Rechnung, die per E-Mail verschickt wird, ist also keine E-Rechnung. Auch eine Rechnung im PDF-Format erfüllt nicht die vom Gesetzgeber formulierten Anforderungen an eine E-Rechnung.
Lösung ZUGFeRD-Format:
Das ZUGFeRD-Format ist ein hybrides Rechnungsformat, das sowohl ein von Menschen lesbares PDF als auch einen maschinenlesbaren Anhang mit strukturierten Daten im CII-XML-Format (Cross-Industy-Invoice Format) enthält. Das Format basiert auf der Richtlinie 2014/55/EU und kann sowohl im B2B- als auch im B2G-Bereich verwendet werden.
Business-to-Business (B2B):
Wird eine Rechnung im PDF-Format generiert, werden wir einen strukturierten Datensatz als Anhang einfügen. Das PDF kann wie gewohnt per E-Mail gesendet werde. Die Empfänger*innen können somit entscheiden, ob sie bereits das XML oder das PDF einlesen möchten.
Business-to-Government (B2G):
Für Rechnungen an die Regierung oder Organe des Bundes haben wir ein neues Feld in Firmenkarteien für die Leitweg-ID eingefügt. Die Leitweg-ID ist ein Kennzeichen einer elektronischen Rechnung zur eindeutigen Adressierung von öffentlichen Auftraggebern in Deutschland und wird im strukturierten Datensatz eingebettet, sobald das Feld ausgefüllt ist. Pro Kartei kann eine Leitweg-ID gespeichert werden.
Auslesen des XML’s:
Zum Auslesen des strukturierten Datensatzes müssen PDF-Rechnungen mit einem PDF-Reader geöffnet werden. Je nach Programm wird der Anhang anders dargestellt. Mit Adobe ist es eine kleine Büroklammer. Wenn Sie draufklicken, sehen Sie den Anhang und können diesen herunterladen.
Pflichtangaben für den Käufer im CII Format
Damit die eRechnung erfolgreich validiert werden kann, müssen einige Angaben für den Käufer verpflichtend im Guestline PMS eingetragen werden:
Name des Käufers
Postanschrift des Käufers (Straße + Hausnummer, PLZ, Stadt und Land)
SteuerID in Firmenkartei (optional)
SteuerID in Firmenkarteien
Wenn vom Käufer eine SteuerID in der Adresse gewünscht wird, kann diese nun in Firmenkarteien eingetragen werden. Dafür gibt es das neue Feld “Steuer ID”. Zum Anzeigen der SteuerID auf Rechnungen fügen Sie bitte den Tag %VAT% in den Ini-Einstellungen – Karteien – Adressblock an die gewünschte Stelle ein.
Beispiel Adressblock:
