Mit geplanten Zahlungen können Sie Zahlungen von Gästen automatisch vor deren Ankunftsdatum einziehen. Sie können diese Funktion für einzelne Preispläne konfigurieren, wobei die Zahlungen gemäß Ihrem festgelegten Zeitplan um 15:00 Uhr britischer Zeit verarbeitet werden.
Bevor Sie beginnen
Stellen Sie sicher, dass Sie über Folgendes verfügen, bevor Sie geplante Zahlungen konfigurieren:
Ein GuestPay-Konto mit Direct Booking Manager.
Administratorzugriff auf den Distribution Hub.
Bereits in Ihrem System konfigurierte Preispläne.
Konfigurieren Sie geplante Zahlungen für einen Preisplan
Wichtig: Die Zahlungsautomatisierung vor der Ankunft ist nur für Unterkünfte mit GuestPay verfügbar. Wenn Sie kein GuestPay haben, können Sie diese Funktion dennoch konfigurieren, müssen die Zahlung jedoch manuell bearbeiten, da das System dies nicht automatisch für Sie erledigt.
Um geplante Zahlungen für einen Preisplan einzurichten, gehen Sie wie folgt vor:
Navigieren Sie auf eine der folgenden Arten zu „Zahlungskonfig.“:
Wählen Sie in Guestline Rezlynx PMS „Distribution Hub“ und dann unter „DBM/RoomlynxAPI“ die Option „Zahlungskonfig“.
Wählen Sie in Distribution Hub „Konfiguration“ und dann unter „Raten“ die Option „Zahlungs Konfig.“.
Wählen Sie eine der folgenden Optionen:
Klicken Sie auf „Hinzufügen“, um eine neue Zahlungskonfiguration zu erstellen.
Klicken Sie neben einer bestehenden Zahlungskonfiguration auf „Bearbeiten“.
Wählen Sie „Hotel“ , dann „Channel“ und anschließend den Preisplan, auf den Sie die Einstellung anwenden möchten.
Wählen Sie in der Dropdown-Liste „Zahlungsart“ die Option „Geplanter Zahlunsvorgang“ aus.
Geben Sie im Feld „Anzahl der Tage vor Anreise“ die Anzahl der Tage vor Ankunft ein, an denen die Zahlung erfolgen soll.
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Klicken Sie auf „Speichern“. Dieser Preisplan ist nun für geplante Zahlungen konfiguriert und wird zum Zeitpunkt der Buchung angezeigt.
Wiederholen Sie die oben genannten Schritte, um die geplante Zahlung für jeden Preisplan nach Bedarf zu konfigurieren.
So funktionieren geplante Zahlungen
Während des Buchungsvorgangs:
Wenn Gäste einen Preisplan mit einer geplanten Zahlungskonfiguration buchen, sehen sie „Belastet am [GEPLANTES DATUM]” anstelle der Standardzahlungsoptionen.
Beim Abschluss der Buchung wird den Gästen eine klare Benachrichtigung angezeigt: „Die Zahlung erfolgt am [GEPLANTES DATUM]”.
Zum Zeitpunkt der Buchung wird eine Kontoüberprüfung durchgeführt, um die Gültigkeit der Karte zu überprüfen und den erforderlichen Zahlungstoken zu erstellen.
Bei der Buchung mehrerer Zimmer mit unterschiedlichen Zahlungsbedingungen verarbeitet das System eine einzige Transaktion, was zu einer sofortigen Zahlung anstelle einer geplanten Zahlung führen kann.
Wenn das geplante Datum das aktuelle Datum oder ein Datum in der Vergangenheit ist, wechselt das System automatisch zu „Jetzt bezahlen“.
Für GuestPay-Kunden – Automatischer Prozess
Sobald die Buchung im Rezlynx PMS eingeht:
Die Garantieseite zeigt ein Feld für geplante Zahlungen an.
Das Feld zeigt Kartentyp, Kartennummer, Ablaufdatum, Gültigkeitsdatum/-zeit, Betrag, Status und Aktionsschaltflächen zum Bearbeiten oder Stornieren an.
Das System erfasst das Konto-Check-Token für zusätzliche, vom Händler initiierte Transaktionsfunktionen.
Am geplanten Zahlungstermin:
Das System verarbeitet die vom Händler initiierte Transaktion automatisch um 16:00 Uhr.
Nach erfolgreicher Zahlung wird der Status der geplanten Zahlung aktualisiert, eine Einzahlung zur Buchung hinzugefügt und das resultierende Token zur späteren Verwendung im Garantieraster erfasst.
Für Nicht-GuestPay-Kunden – Manueller Prozess
Sobald die Buchung im Rezlynx PMS eingeht:
Die Garantieseite zeigt Kartentyp, Kartennummer, Ablaufdatum, Gültigkeitsdatum/-zeit, Betrag, Status und eine Schaltfläche zum Ausführen einer neuen Zahlung an.
Die Buchung wird mit folgender Meldung im System angezeigt: Die automatische Zahlungsabwicklung vor Anreise ist nur für GuestPay-Kunden verfügbar. Andere Kunden müssen Zahlungen manuell bearbeiten.
Sie müssen Zahlungen zum angegebenen Datum manuell bearbeiten.
Sie müssen einen systematischen Prozess zur Verfolgung der Zahlungsfristen einrichten. Sie können dazu Erinnerungsfunktionen wie „Aufgaben” oder „To-dos” innerhalb von Rezlynx PMS verwenden.
Am geplanten Zahlungstermin:
Um eine geplante Zahlung manuell zu bearbeiten, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Navigieren Sie zur Reservierung.
Gehen Sie zur Seite „Garantie” der Reservierung.
Im Abschnitt „Payments Gateway“ sehen Sie den Zahlungstoken.
Wählen Sie „Neue Zahlung“.
Geben Sie die erforderlichen Informationen ein:
Initianstionsgrund: Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü.
Betrag: Geben Sie den Gesamtwert der Reservierung ein.
CVC: Dieses Feld ist nicht obligatorisch.
Klicken Sie auf „Bezahlen“, um die Transaktion abzuschließen.
Möglicherweise haben Sie vor Ort eigene Verfahren, um den Gast über die erfolgte Zahlung zu informieren.
Geplante Zahlungen in Rezlynx PMS bearbeiten oder löschen
Wenn Sie GuestPay in Ihrer Unterkunft aktiviert haben, können Sie geplante Zahlungen nach Bedarf bearbeiten und löschen.
Sobald Buchungen mit geplanten Zahlungen vorgenommen wurden, können Sie diese über Rezlynx verwalten:
Navigieren Sie innerhalb von Guestline Rezlynx PMS zu der Buchung.
Wählen Sie die Seite „Garantie” der Reservierung aus.
Zeigen Sie das Fenster „Geplante Zahlungen“ an.
Anschließend haben Sie folgende Möglichkeiten:
Klicken Sie auf „Bearbeiten“, um das Datum oder den Betrag einer zukünftigen geplanten Zahlung zu ändern, und wählen Sie dann „Speichern“.
Oder klicken Sie auf „Stornieren“, um die geplante Zahlung zu stornieren. Das Konto-Prüftoken ist weiterhin im Bereich „Payment Gateway“ sichtbar und kann bei Bedarf weiterhin belastet werden.
Wichtige Verhaltensweisen dieser Funktion
Änderungen des Buchungsdatums: Wenn Sie das Ankunftsdatum einer Buchung ändern, wird das geplante Zahlungsdatum nicht automatisch aktualisiert. Sie müssen die geplante Zahlung manuell über die Garantieseite bearbeiten oder stornieren.
Stornierungen von Buchungen: Wenn Sie eine Buchung stornieren, wird die damit verbundene geplante Zahlung automatisch storniert.
Zahlungsabwicklung: Für geplante Zahlungen werden ausschließlich Kontoüberprüfungs-Transaktionen verwendet. Digitale Geldbörsen (Apple Pay und Google Pay) und alternative Zahlungsmethoden sind für geplante Zahlungen nicht verfügbar.
Fehlgeschlagene Zahlung: Fehlgeschlagene geplante Zahlungen werden in Aufgaben nach dem gleichen Verfahren wie VCC-Fehler protokolliert, damit Benutzer geeignete Maßnahmen ergreifen können. Dies kann beispielsweise passieren, wenn Karten nicht über ausreichende Mittel verfügen.
Fehlerbehebung
Wenn Sie Probleme mit geplanten Zahlungen haben, versuchen Sie folgende Lösungen:
Zahlung am geplanten Datum fehlgeschlagen: Überprüfen Sie Ihre Aufgaben auf Fehlermeldungen und kontaktieren Sie den Gast, um seine Zahlungsinformationen zu aktualisieren.
Das geplante Datum wird als „Jetzt bezahlen“ angezeigt: Dies tritt ein, wenn das geplante Datum auf oder vor dem aktuellen Kalenderdatum liegt. Das System wechselt automatisch zur sofortigen Zahlung.
Mehrere Zimmer zeigen „Jetzt bezahlen“ anstelle der geplanten Zahlung an: Bei der Buchung mehrerer Zimmer mit unterschiedlichen Zahlungsbedingungen verarbeitet das System eine einzige Transaktion, was zu einer sofortigen Zahlung anstelle einer geplanten Zahlung führen kann.
Fehlerbehandlung: Fehlgeschlagene geplante Zahlungen werden im Aufgabensystem nach dem gleichen Verfahren wie VCC-Fehler protokolliert, damit Benutzer geeignete Maßnahmen ergreifen können.