ภาพรวม
ในช่วงล็อกดาวน์จากสถานการณ์โควิด-19 เราพบว่ามีจำนวนลูกค้าที่ยกเลิกการจองเพิ่มมากขึ้น ซึ่งเป็นผลกระทบที่เลี่ยงไม่ได้ของการระบาดใหญ่ทั่วโลก เราจึงได้พยายามปรับปรุงกระบวนการนี้ให้มีความสะดวกมากขึ้นสำหรับการจองที่ทำผ่านระบบของเรา (เกสไลน์ - ระบบการจองตรง)
ด้วยเหตุนี้ เราจึงพัฒนาฟีเจอร์การยกเลิกการจองภายในระบบการจองตรง ซึ่งพร้อมให้บริการสำหรับลูกค้าของ เกสไลน์ - ระบบการจองตรงภายใต้เงื่อนไขดังต่อไปนี้:
เรทที่ไม่มีการมัดจำ และ ไม่มีนโยบายการยกเลิก = สามารถยกเลิกได้
เรทที่ไม่มีการมัดจำ และ มีนโยบายการยกเลิกแบบกำหนดระยะเวลาแบบคงที่ (Fixed) (ภายในกำหนดการยกเลิก) = สามารถยกเลิกได้
เรทที่ไม่มีการมัดจำ และ มีนโยบายการยกเลิกแบบเปอร์เซ็นต์ (ภายในกำหนดการยกเลิก) = สามารถยกเลิกได้
เรทที่ไม่มีการมัดจำ และ มีนโยบายการยกเลิกแบบไม่สามารถยกเลิกได้ (Non-Cancellable) = ไม่สามารถยกเลิกได้
เรทที่ไม่มีการมัดจำ และ มีนโยบายการยกเลิกแบบกำหนดระยะเวลาแบบคงที่ (Fixed) (นอกระยะเวลากำหนดการยกเลิก) = ไม่สามารถยกเลิกได้
เรทที่ไม่มีการมัดจำ และ มีนโยบายการยกเลิกแบบเปอร์เซ็นต์ (Percentage) (นอกระยะเวลากำหนดการยกเลิก) = ไม่สามารถยกเลิกได้
เรทที่ต้องชำระเงินล่วงหน้า = ไม่สามารถยกเลิกได้
📌 หมายเหตุ: เกสไลน์ - ระบบการจองตรงจะตรวจสอบว่าการจองสามารถยกเลิกได้หรือไม่ โดยอิงตามนโยบายที่กำหนด ณ เวลาที่ทำการจอง ไม่ใช่ เวลาที่ลูกค้าดูหรือพยายามยกเลิกการจอง นอกจากนี้ ระบบระบบการจองตรง ยังอ้างอิงตามโซนเวลาที่กำหนดในระบบบริหารจัดการช่องทางการขาย (Channel Manager) ศูนย์กลางระบบดิสทริบิวชั่น – ข้อมูลโรงแรม เพื่อให้แน่ใจว่าการจองยังไม่เลยกำหนดระยะเวลาการยกเลิก
วิธีการทำงาน
เมื่อลูกค้าทำการจองเสร็จสิ้น อีเมลยืนยันการจองจะมีลิงก์ไปที่ "การจองของฉัน" ซึ่งสามารถเข้าถึงได้จากเว็บไซต์ของโรงแรมผ่าน deep link บนเวบไซต์ของโรงแรม
เมื่อลูกค้าเข้าสู่ "การจองของฉัน" พวกเขาจะถูกขอให้ป้อนรายละเอียดการจอง:
ชื่อโรงแรมที่เข้าพัก (ระบบจะเติมอัตโนมัติ)
หมายเลขอ้างอิงของการจองผ่านระบบการจองตรง (ระบบจะเติมอัตโนมัติ แต่แขกสามารถดูได้จากอีเมลยืนยัน)
นามสกุลของผู้จอง
เมื่อได้รับรายละเอียดการจองแล้ว ลูกค้าจะสามารถตรวจสอบวันที่เข้าพัก จำนวนผู้เข้าพัก รายละเอียดห้องพักและอัตราค่าห้อง ที่อยู่สำหรับเรียกเก็บเงิน และรายละเอียดของโรงแรม รวมถึงเวลาเช็คอินและเช็คเอาท์ หากเงื่อนไขการยกเลิกเหมาะสม ลูกค้าจะสามารถยกเลิกการจองได้เช่นกัน หากไม่สามารถยกเลิกการจองได้เนื่องจากข้อกำหนด ปุ่มยกเลิกจะไม่ปรากฏขึ้น
หากลูกค้าเลือกยกเลิกการจอง ระบบจะแสดงตัวเลือกดังนี้:
ห้ามยกเลิก (Do Not Cancel) – กลับไปที่หน้ารายละเอียดการจอง
ยกเลิกการจอง (Cancel Booking) – ยืนยันการยกเลิกและไม่สามารถเปลี่ยนแปลงได้อีก เมื่อการจองถูกยกเลิก ระบบจะส่งข้อมูลการยกเลิกไปยังระบบบริหารจัดการช่องทางการขายเกสไลน์ (Guestline Channel Manager) (ศูนย์กลางระบบดิสทริบิวชั่น) และระบบปฏิบัตการเรซลิงก์ โดยอัตโนมัติ
หลังจากนั้น ลูกค้าและโรงแรมจะได้รับอีเมลยืนยันการยกเลิก
หากแขกกลับเข้าสู่ "การจองของฉัน" อีกครั้ง สถานะจะยังคงแสดงว่า ถูกยกเลิกแล้ว
การเปิดใช้งานและการตั้งค่า
หากต้องการเปิดใช้งานฟีเจอร์นี้ สามารถส่งคำขอไปยังทีมดิสทริบิวชั่นได้โดย โทรศัพท์แจ้งหรือส่งอีเมลไปที่: [email protected]
โรงแรมควรตรวจสอบการตั้งค่าการชำระเงิน (Payment Config) และนโยบายการยกเลิก (Cancellation Policies) ให้เรียบร้อยก่อนเปิดใช้งานฟีเจอร์นี้
ต้องตั้งค่าโซนเวลาของโรงแรมให้ถูกต้องในระบบบริหารจัดการช่องทางการขายเกสไลน์ (Guestline Channel Manager) (ศูนย์กลางระบบดิสทริบิวชั่น) > ข้อมูลของโรงแรม (Hotel Information)